Minha Empresa está Preparada para as Novidades?
Como deve ser do seu conhecimento há um novo sistema de fiscalização e prestação de informações contábeis e fiscais que, aos poucos, envolverá todos os contribuintes, pessoas físicas ou jurídicas. As empresas, ou já estão, ou estarão obrigadas a
fornecer suas informações em formatos digitais predefinidos por sistemas como SINTEGRA, NF-e, NFS-e, SPED FISCAL, SPED de PIS E COFINS e SPED CONTÁBIL.
Para tornar este sistema coerente em todo o território nacional, já há algum tempo, o Fisco está normatizando uma série
de classificadores como Código Fiscal de Operações, Código da Situação Tributária, Classificação Fiscal, etc. Com todos estes
cadastros fiscais muito bem definidos, a correta classificação dos clientes, fornecedores e produtos da empresa é absolutamente
necessária para evitar transtornos a qualquer tempo.
Por exemplo, um produto classificado incorretamente em relação à sua CST, Classificação Fiscal, etc, vai gerar problemas nos cálculos de impostos nas notas de saída, cálculo de custo incorreto na entrada e em todos os demonstrativos fiscais digitais gerados a partir deles. Isso quer dizer que, mesmo que você esteja usando um software de apoio gerencial (ERP), jamais deve deixar de conferir se os responsabilizados por alimentar este software, estão fazendo isso corretamente e a luz da LEI.
O mesmo vale para aqueles que emitem os documentos fiscais, não se pode simplesmente fechar os olhos e apertar botões confiando que tudo sempre estará perfeitamente predefinido. O funcionário que emite notas fiscais deve ser um profundo conhecedor do que faz, sempre atualizado e pronto a encontrar discrepâncias a fim de corrigir configurações e apontar possíveis erros no software em uso.
Então a resposta à pergunta “Minha Empresa está Preparada para as Novidades?” será sim se seus funcionários sabem o que estão fazendo, à luz da legislação fiscal, e se eles fazem mais do que simplesmente apertar botões esperando que o computador faça tudo para eles sem lhes exigir conhecimentos inerentes à profissão que escolheram para si.
O meu sistema de apoio gerencial (ERP) é adequado às novas realidades?
Hoje, um ERP para poder atender satisfatoriamente às novas demandas fiscais deve estar preparado para:
Emitir nota fiscal eletrônica de serviço, exigidas por algumas prefeituras;
Emitir nota fiscal eletrônica exigida pela Receita Federal e todas as Secretarias da Fazenda;
Mas os ERPs não são obrigados por Lei a ter estas funcionalidades. Estas são oferecidas como vantagens comerciais dos sistemas. Empresas de software que querem atender satisfatoriamente seus clientes estão implementando estas funcionalidades. Porém, se estes não estiverem disponíveis, você poderá lançar mão de todos os recursos que o próprio fisco
colocou à disposição para que o contribuinte possa gerar as informações da forma que a Lei exige.
A DataOn Sistemas está a cada dia se adaptando para gerar estas informações, porém, mais uma vez alertamos para as
seguintes questões cruciais: os dados no meu sistema foram inseridos corretamente, observando todas as determinações fiscais?
Meus funcionários sabem realmente o que estão fazendo? Enfim, qual é a qualidade das informações no meu banco de dados?
Lembre-se, nós só fornecemos a ferramenta com todas as suas facilidades. A garantia da integridade dos dados só se
obtém se profissionais bem preparados estão operando a ferramenta. É fácil entender isso quando se compara as emissões de
documentos fiscais com a utilização do módulo de vendas. Uma boa venda não depende apenas dos recursos de um bom
sistema, mas sim da capacidade do vendedor. As informações que saem de um sistema terão a qualidade dos dados que foram
Exemplos de Questões a Tratar com seu Contador:
As CST’s utilizadas nas operações estão corretas?
CST do ICMS;
CST do IPI;
CST do COFINS;
CST do PIS;
CSOSN (que é um novo tipo de Código de operação para optantes pelo simples nacional);
Os NCM dos produtos estão corretos? Enviar um NCM incorreto para o receita pode causar diversas interpretações
negativas. O usuário pode mandar um NCM de um produto com IPI a 15% e recolher 5%. Isso pode ser considerado como
Exemplos de questões a verificar no sistema
Se minha empresa é do simples nacional, minha configuração está de acordo no sistema?
Se minha empresa é equiparada a indústria, configurei corretamente o sistema?
As alíquotas de Pessoa Física, Jurídica e Interna estão cadastradas corretamente na tabela de estados?
As alíquotas de PIS/COFINS estão cadastradas corretamente nas configurações do sistema?
Qual é meu enquadramento tributário? Se é lucro real ou presumido, configurei corretamente o ambiente do sistema?
Isso é importante para o cálculo correto do custo médio do estoque.
Estão todos os produtos que utilizo para venda, quer eu controle seu estoque quer não, cadastrados no sistema com
todas as informações fiscais que minha empresa com certeza deverá prestar? Isso quer dizer que não se poderá mais utilizar
produtos genéricos em transações que envolvam vendas casadas. Tudo o que se compra e gera faturamento, deverá ter seu
estoque registrado. Caso contrário, será impossível explicar a diferença entre crédito e débito, quando este não estiver no
A quem cabe a responsabilidade?
Lembre-se de que sempre que você apresentar informações incorretas ao fisco, o primeiro responsável será sempre
você, mesmo que estas informações tenham sido erroneamente geradas por terceiros. A co-responsabilidade só pode ser
estendida ao seu Contador, como se pode verificar na Lei. E só pode ser atribuída à empresa de software, se esta se negar a
fazer as correções de erros apontados. Por isso, vale à pena você levar em conta as seguintes coisas:
1. Meus funcionários estão suficientemente informados para verificar a qualidade das informações que inserem no sistema e
para auditar as informações que saem antes de se passar ao fisco? Se a resposta for não, há inúmeros cursos, oferecidos
por sindicatos e associações para a reciclagem dos profissionais que lidam com geração de informações fiscais.
2. Meu Contador está preparado para me manter atualizado sobre as novidades constantes nas exigências legais que, se
não cumpridas, poderão me custar muito dinheiro e dor de cabeça? Se está, ótimo, você tem um bom parceiro. Se não
está, é uma boa hora para você avaliar a qualidade dos serviços daquele que trata informações importantíssimas e assina
documentos que, se estiverem incorretos, poderão custar muito dinheiro a você.
3. Meu fornecedor de software está preparado atender as constantes novidades fiscais? A DataOn Sistemas tem trabalhado
incansavelmente para garantir que seus sistemas atendam plenamente estas questões. Em conjunto com nossos
usuários procuramos estar sempre bem informados e buscamos corrigir prontamente qualquer incongruência em função
de novas leis ou novas interpretações destas. Então no que depender de nós, faremos sempre o possível para ajudar.
Por fim, cabe a você empresário, analisar os pontos levantados e reavaliar as competências apontadas. Não relegue este
assunto outros planos que não o primeiro e, se não tiver certeza de que está bem assistido, não delegue. A tendência, nos
próximos anos é o Fisco apertar forte para coibir sonegação e prestação de contas incorreta. Lembre-se de que a nós, da DataOn
Sistemas, não caberá responsabilidade legal em caso de informações incorretas passadas ao fisco, a menos que tenhamos sido
avisados de problemas no software e não tenhamos dado pronta solução. Lembre-se de que seu Contador deve sempre conferir e fazer corrigir as informações incorretas no seu sistema de gestão. E lembre-se de que seus funcionários que lidam com estas
informações devem realmente saber o que estão fazendo.
